Zarząd spółki Optigis Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, wpisanej do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000293705 („Spółka”), działając na podstawie art. 399 par. 1, art. 4021 par. 1 i 2 ksh i art. 4022 ksh zwołuje na dzień 30 czerwca 2021 roku na godzinę 12.00, w siedzibie Spółki w Warszawie (00-120) przy ul. Złotej 59, Zwyczajne Walne Zgromadzenie („Walne Zgromadzenie”) Akcjonariuszy z następującym porządkiem obrad:
- Otwarcie Walnego Zgromadzenia.
- Wybór Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia.
- Stwierdzenie prawidłowości zwołania Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
- Sporządzenie listy obecności.
- Przyjęcie porządku obrad.
- Rozpatrzenie:
- sprawozdania z działalności spółki Optigis S.A. w okresie 01.01.2020 do 31.12.2020 i sprawozdania finansowego Optigis S.A. za okres od 1 stycznia 2020 roku do 31 grudnia 2020 roku;
- sprawozdania biegłego rewidenta oraz sprawozdania Rady Nadzorczej z oceny sprawozdania finansowego Optigis S.A. za okres od 1 stycznia 2020 roku do 31 grudnia 2020 roku;
- sprawozdania z działalności Grupy Kapitałowej Optigis S.A. w okresie 01.01.2020 do 31.12.2020 i skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej za rok obrotowy zakończony 31.12.2020 roku;
- sprawozdania biegłego rewidenta oraz sprawozdania Rady Nadzorczej z oceny skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej za rok obrotowy zakończony 31.12.2020 roku.
- Podjęcie uchwał w sprawach:
- zatwierdzenia sprawozdania z działalności spółki Optigis S.A. w okresie 01.01.2020 do 31.12.2020;
- zatwierdzenia sprawozdania finansowego Optigis S.A. za okres od 1 stycznia 2020 roku do 31 grudnia 2020 roku;
- podziału zysku za rok obrotowy 2020 r.;
- zatwierdzenia sprawozdania z działalności Grupy Kapitałowej Optigis S.A. w okresie 01.01.2020 do 31.12.2020;
- zatwierdzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej za rok obrotowy zakończony 31.12.2020 r.;
- udzielenia członkom Zarządu i członkom Rady Nadzorczej absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w 2020 r.;
- ustalenia liczby członków Rady Nadzorczej na rozpoczynającą się kolejną kadencję;
- powołania członków Rady Nadzorczej na kolejną kadencję.
- Zamknięcie Walnego Zgromadzenia.
Na podstawie art. 4022 Kodeksu Spółek Handlowych, Spółka przekazuje informacje dotyczące procedur uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki:
1. Akcjonariuszowi lub akcjonariuszom reprezentującym co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego przysługuje prawo żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia Spółki. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na 21 dni przed terminem Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad.
Żądanie może zostać złożone na piśmie pod adresem Optigis S.A. w biurze Spółki przy ul. Złotej 59 (kod 00-120) w Warszawie lub w postaci elektronicznej, przesłane na adres poczty elektronicznej Spółki: zwza@optigis.pl.
W przypadku akcjonariuszy zgłaszających żądanie przy wykorzystaniu elektronicznych środków komunikacji dokumenty powinny zostać przesłane w formacie PDF lub Word.
Akcjonariusz/akcjonariusze powinien/powinni wykazać posiadanie odpowiedniej liczby akcji na dzień złożenia żądania załączając do żądania świadectwo/a depozytowe, a w przypadku akcjonariuszy będących osobami prawnymi i spółkami osobowymi potwierdzić również uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu załączając aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego.
2. Akcjonariusz lub akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać na piśmie pod adresem Optigis S.A., ul. Złota 59 (kod 00-120) w Warszawie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na adres: zwza@optigis.pl projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. W przypadku akcjonariuszy zgłaszających projekty uchwał przy wykorzystaniu elektronicznych środków komunikacji dokumenty powinny zostać przesłane w formacie PDF lub Word.
Akcjonariusz/akcjonariusze powinien/powinni wykazać posiadanie odpowiedniej liczby akcji na dzień złożenia żądania załączając do żądania świadectwo/a depozytowe, a w przypadku akcjonariuszy będących osobami prawnymi i spółkami osobowymi potwierdzić również uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu załączając aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego.
3. Każdy z akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad. Propozycje projektów uchwał, objętych porządkiem Walnego Zgromadzenia wraz z krótkim uzasadnieniem winny być składane na piśmie, osobno dla każdego projektu uchwały, z podaniem imienia i nazwiska albo firmy (nazwy) akcjonariusza, na ręce Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia.
4. Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Spółka informuje, że wzór pełnomocnictwa pozwalającego na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika zgodnie z art. 4121 §1 k.s.h. został zamieszczony na stronie internetowej www.optigis.pl.
Spółka nie nakłada obowiązku udzielenia pełnomocnictwa według wspomnianego wzoru.
Pełnomocnictwo do głosowania przez pełnomocnika powinno być udzielone na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Akcjonariusz jest zobowiązany przesłać do Spółki informację o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej na adres poczty elektronicznej zwza@optigis.pl najpóźniej na jeden dzień przed dniem Walnego Zgromadzenia. Akcjonariusz przesyłający zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa przesyła jednocześnie do Spółki swój adres mailowy oraz numer telefonu akcjonariusza i pełnomocnika, za pośrednictwem których Spółka będzie mogła komunikować się z akcjonariuszem i jego pełnomocnikiem. Akcjonariusze zostaną dopuszczeni do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu po okazaniu dowodu tożsamości, a pełnomocnicy po okazaniu dowodu tożsamości i ważnego pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej (w tym ostatnim przypadku pełnomocnik powinien okazać wydruk pełnomocnictwa). Przedstawiciele osób prawnych lub spółek osobowych winni dodatkowo okazać aktualne odpisy z odpowiednich rejestrów, wymieniające osoby uprawnione do reprezentowania tych podmiotów. Przesłane drogą elektroniczną dokumenty, w przypadku, gdy sporządzone są w języku obcym, powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Zasady dotyczące identyfikacji akcjonariusza stosuje się odpowiednio do zawiadomienia Spółki o odwołaniu udzielonego pełnomocnictwa. Zawiadomienie o udzieleniu i odwołaniu pełnomocnictwa bez zachowania wymogów wskazanych powyżej nie wywołuje skutków prawnych wobec Spółki.
5. Nie przewiduje się możliwości uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
6. Nie przewiduje się możliwości wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
7. Nie przewiduje się oddawania głosu na Walnym Zgromadzeniu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
8. Zgodnie z art. 4061 § 1 kodeksu spółek handlowych prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki mają wyłącznie osoby będące akcjonariuszami Spółki na szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia (dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, dalej Dzień Rejestracji), tj. na dzień 14 czerwca 2021 r. pod warunkiem, że przedstawią podmiotowi prowadzącemu ich rachunek papierów wartościowych żądanie wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Żądanie to może być zgłoszone nie wcześniej niż po ogłoszeniu zwołania Walnego Zgromadzenia (tj. nie wcześniej niż 01 czerwca 2021 r.) i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po Dniu Rejestracji (tj. nie później niż 15 czerwca 2021 r.).
Zaświadczenie powinno zawierać wszystkie informacje, o których mowa w art. 4063 § 3 Kodeksu spółek handlowych tj.:
1) firmę (nazwę), siedzibę, adres i pieczęć wystawiającego oraz numer zaświadczenia,
2) liczbę akcji,
3) rodzaj i kod akcji,
4) firmę (nazwę), siedzibę i adres spółki, która wyemitowała akcje,
5) wartość nominalną akcji,
6) imię i nazwisko albo firmę (nazwę) uprawnionego z akcji,
7) siedzibę (miejsce zamieszkania) i adres uprawnionego z akcji,
8) cel wystawienia zaświadczenia,
9) datę i miejsce wystawienia zaświadczenia,
10) podpis osoby upoważnionej do wystawienia zaświadczenia.
9. Lista akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu zostanie sporządzona na podstawie wykazu udostępnionego przez podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych (Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A.) i wyłożona w biurze Spółki pod adresem ul. Złota 59, 00-120 Warszawa, w godzinach od 9:00 – 13.00, przez trzy dni powszednie przed terminem Walnego Zgromadzenia (tj. w dniach 25.06.2021 r., 28.06.2021 r., 29.06.2021 r.). Akcjonariusz może zażądać przesłania mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną podając adres, na który lista powinna być wysłana.
10. Osoby uprawnione do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu mogą uzyskać pełny tekst dokumentów, które mają być przedstawione na Walnym Zgromadzeniu (w tym informacje, o których mowa w art. 402³ k.s.h.), a także projekty uchwał, w miejscu i terminie wskazanym w pkt. 9 lub na stronie internetowej Spółki pod adresem www.optigis.pl.
11. Spółka będzie udostępniała wszelkie informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia na stronie internetowej Spółki pod adresem www.optigis.pl.
